Bei den realen Dokumenten, die wir geprüft haben, ist die häufigste Ursache für nicht bestandene Barrierefreiheitsprüfungen kein komplexes Gestaltungsproblem — sondern ein übersehenes Kontrollkästchen beim Export aus Word. Hat Ihr PDF gar keine Tag-Struktur, können Screenreader es nicht lesen, unabhängig von allem anderen am Dokument. So vermeiden Sie das, Schritt für Schritt.
1. Struktur beim Schreiben anlegen, nicht danach
Verwenden Sie die integrierten Überschriften-Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) für Abschnittstitel, statt Text nur fett und größer zu formatieren. Nutzen Sie die eingebauten Aufzählungs-/Nummerierungs-Werkzeuge statt manuell getippter Striche. Diese strukturellen Entscheidungen werden zur Tag-Struktur des PDFs — Word kann keine Struktur exportieren, die nie angelegt wurde.
2. Alternativtext für jedes Bild ergänzen
Rechtsklick auf jedes Bild → Alternativtext bearbeiten. Schreiben Sie eine kurze, konkrete Beschreibung dessen, was das Bild zeigt und wozu es dient — nicht "bild123.png". Ist ein Bild rein dekorativ (eine Trennlinie, ein Hintergrunddetail), markieren Sie es im selben Dialog als dekorativ, statt das Feld leer zu lassen.
3. Echte Tabellen mit Kopfzeile verwenden
Fügen Sie Tabellen über das Tabellen-Werkzeug von Word ein und aktivieren Sie für die erste Zeile Tabellenentwurf → Kopfzeile. Vermeiden Sie "Tabellen", die nur mit Tabulatoren oder Leerzeichen nachgebaut sind — sie sehen richtig aus, tragen aber keinerlei Struktur.
4. Dokumentsprache und Titel festlegen
Gesamten Text markieren (Strg+A) → Überprüfen → Sprache → Korrekturhilfen einstellen, um die korrekte Sprache zu bestätigen. Dann unter Datei → Informationen → Eigenschaften → Titel einen echten, lesbaren Titel eintragen — nicht den Dateinamen.
5. Die integrierte Barrierefreiheitsprüfung von Word ausführen
Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen erkennt viele Probleme (fehlende Alternativtexte, unklare Linktexte), bevor Sie überhaupt exportieren. Beheben Sie zunächst alles, was dort angezeigt wird.
6. Mit aktivierter Tag-Option exportieren — der meistübersehene Schritt
Gehen Sie zu Datei → Speichern unter (oder Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen) und klicken Sie vor dem Speichern auf Optionen. Stellen Sie sicher, dass "Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit" aktiviert ist. Dieses eine Kontrollkästchen entscheidet, ob das PDF eine echte Tag-Struktur erhält oder gar keine — und es ist nicht in jeder Word-Version standardmäßig aktiviert.
7. Prüfen, ob es tatsächlich funktioniert hat
Export-Einstellungen und Word-Versionen unterscheiden sich, und es ist leicht anzunehmen, die Tags seien korrekt exportiert worden, obwohl das nicht der Fall ist. Prüfen Sie das Ergebnis mit unserem kostenlosen PDF-Barrierefreiheits-Check — der Sofort-Check zeigt direkt, ob die Tags angekommen sind, und die Vollprüfung liefert eine vollständige, priorisierte Liste aller verbleibenden Punkte.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Schritte können je nach Word-Version leicht abweichen.
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